Кассовый разрыв: что это такое, как его рассчитать и чем закрыть

Кассовый разрыв — это ситуация, когда в конкретный день компании нужно заплатить больше, чем лежит на счёте, хотя деньги от клиентов ожидаются позже. Бизнес при этом может быть прибыльным. Проблема в датах: оплата придёт через неделю, а зарплату, аренду и поставщику платить сегодня.

Поэтому кассовые разрывы так часто застают врасплох собственников растущих компаний. По отчёту всё хорошо, продажи растут, а в среду бухгалтер говорит, что на зарплату не хватает четырёх миллионов.

Что такое кассовый разрыв простыми словами

В цифрах кассовый разрыв — это минус в прогнозе остатка денег на конкретную дату. Итог месяца при этом может быть плюсовым.

У разрыва три измерения:

• Глубина — сколько не хватает в худший день.
• Длительность — сколько дней подряд остаток в минусе.
• Частота — как часто он повторяется: раз в год перед сезоном или каждый месяц в одну и ту же неделю.

Разовый разрыв на несколько дней у растущей компании — рабочая ситуация, если о нём знают заранее и успели договориться о переносе платежа. Другое дело, когда разрыв возвращается каждый месяц и с каждым разом становится глубже. Это сигнал, что что-то не так с условиями оплаты, складом или самой моделью бизнеса.

Чем кассовый разрыв отличается от убытка, дефицита оборотных средств и неплатёжеспособности

Прибыль в отчёте считается по начислению: отгрузили товар — выручка появилась. Деньги считаются по факту поступления. Из-за этой разницы прибыль есть, а денег нет:

• клиент получил товар с отсрочкой 45 дней — прибыль в отчёте уже есть, денег ещё нет;
• деньги вложены в склад — формально они у вас, но лежат в коробках;
• на счёте предоплата за неотгруженный заказ — деньги есть, но пока они принадлежат клиенту;
• часть прибыли ушла на погашение кредита или на покупку оборудования, а в отчёте о прибылях это не расход.

Платёжный календарь убыток не вылечит. Если компания продаёт ниже себестоимости, аккуратный учёт дат только покажет, в какой день закончатся деньги.

Граница с неплатёжеспособностью проходит там, где разрыв перестаёт закрываться поступлениями. Деньги приходят, но уходят на старые долги, а новые обязательства снова не покрыты. Кредит в такой ситуации только откладывает развязку.

Как за 15 минут понять, что у вас: разрыв или убыток

Возьмите два отчёта за последние 3–6 месяцев: о прибылях и убытках и о движении денег. Сравните по месяцам две строки — операционную прибыль и операционный денежный поток (поступления от клиентов минус текущие выплаты, без кредитов и покупки оборудования).

• Прибыль в плюсе, а денежный поток в минусе — это кассовый разрыв. Деньги где-то застряли: в дебиторке, на складе, в авансах поставщикам.
• Прибыль в минусе — это убыток. Разбираться нужно с ценами и расходами, а календарь тут вторичен.
• Оба показателя в плюсе, а денег всё равно не хватает — ищите, куда уходят деньги ниже операционной строки: кредиты, оборудование, вывод собственника.

Если управленческих отчётов нет вовсе, ответить на этот вопрос нельзя. И это уже ответ.

Почему растущий бизнес чаще попадает в кассовый разрыв

Звучит парадоксально, но рост съедает деньги. Чтобы продать больше, нужно сначала больше закупить, произвести и выплатить людям. Клиент оплатит позже.

Сколько денег нужно на рост, можно прикинуть через финансовый цикл:

Финансовый цикл = дни отсрочки клиентам + дни, которые товар лежит на складе − дни отсрочки от поставщиков.

Пример. Клиенты платят в среднем через 40 дней, товар лежит на складе 30 дней, поставщикам вы платите через 25 дней. Цикл — 45 дней. Компания добавляет 10 млн ₸ выручки в месяц, из них 8 млн ₸ уходит на себестоимость и расходы. Это примерно 267 тыс. ₸ в день, умноженные на 45 дней цикла, — около 12 млн ₸. Столько дополнительных оборотных денег нужно найти до того, как придёт первая оплата от новых продаж. Прибыль от этого роста — 2 млн ₸ в месяц. Шесть месяцев прибыли уйдёт только на то, чтобы покрыть оборотку.

Другие частые причины кассовых разрывов в бизнесе:

• деньги уходят на заказ раньше, чем клиент платит: закупка, производство, зарплата под проект;
• отсрочки клиентам и оплаты крупных клиентов и госзаказчиков позже срока, записанного в договоре;
• крупные закупки «по скидке» и неликвид на складе;
• один клиент даёт большую долю выручки, и его задержка ломает весь месяц;
• собственник выводит деньги или тратит поступления, которые ещё не пришли;
• сезонность, поломки, штрафы, рост цен у поставщиков;
• найм и расширение до того, как выросла выручка: три новых менеджера или филиал начинают стоить денег сразу, а продавать — через несколько месяцев.

Как рассчитать кассовый разрыв: формула и платёжный календарь

Формула простая:

Остаток на начало + поступления − выплаты = остаток на конец.

Если остаток на конец любого дня или недели уходит в минус, это и есть кассовый разрыв. Сложность в другом: считать нужно по дням или хотя бы по неделям. Месячный итог прячет разрыв внутри месяца.

В поступления вносите только реальные даты денег: дату, когда клиент заплатит по договору с учётом его привычек. Дата отгрузки здесь ни при чём. В выплаты — всё обязательное: зарплату, налоги и отчисления, аренду, поставщиков, платежи по кредитам.

И сразу закладывайте риск. Не все клиенты платят вовремя, поэтому поступления от новых клиентов и госзаказчиков стоит ставить с опозданием на 2–4 недели или с дисконтом. В выплаты полезно добавить резерв около 10% на внеплановое: ремонт, штраф, срочную закупку.

Кассовый разрыв: пример расчёта в тенге

Компания-дистрибьютор, остаток на 1-е число — 4 млн ₸. Зарплату по Трудовому кодексу нужно выплатить не позже первой декады следующего месяца, то есть до 10-го, на третьей неделе оплачивается крупная закупка под заказ, а крупный клиент платит за прошлую отгрузку только 24-го.

По итогам месяца всё в порядке: пришло больше, чем ушло, остаток вырос с 4,0 до 4,5 млн ₸. Но с 17-го по 24-е компании не хватает 4,5 млн ₸. Глубина разрыва — 4,5 млн ₸, длительность — 8 дней. Закрывается он платежом крупного клиента.

Теперь пессимистичный сценарий: крупный клиент платит на две недели позже. Тогда на конец четвёртой недели остаток −5 млн ₸, и разрыв приходится ровно на неделю налогов. Именно поэтому полезно держать в календаре два сценария: базовый и пессимистичный.

Что можно было сделать заранее, зная это за месяц: договориться с поставщиком о частичной оплате закупки, попросить у крупного клиента аванс под новый заказ или перенести на неделю необязательные платежи. Месяц на переговоры — это совсем другая позиция, чем звонок поставщику в день платежа.

Шаблон платёжного календаря: какие колонки нужны

• дата платежа;
• контрагент;
• статья (зарплата, налоги, аренда, поставщики, кредит, поступления от клиентов);
• приход;
• расход;
• остаток на конец дня;
• статус: план, факт, под вопросом;
• ответственный за платёж или за то, чтобы деньги пришли.

Горизонт — минимум 4 недели вперёд по дням или неделям и ещё 3–6 месяцев помесячно. Обновлять раз в неделю, факт вносить по мере платежей. Вести календарь можно в Google Таблицах, в Excel или в учётной программе. Подойдёт любой вариант, если его действительно обновляют.

Как прогнозировать разрыв заранее: показатели и сигналы

Кассовый разрыв почти всегда виден за несколько недель, если смотреть на правильные цифры.

• Операционный денежный поток уходит в минус несколько месяцев подряд, хотя прибыль в отчёте есть. Это самый ранний сигнал.
• Клиенты платят всё позже. Растёт средний срок оплаты и доля просроченной дебиторки. Если прогноз оплат ведётся в CRM, это видно по сделкам — подробнее в статье про CRM-систему.
• Покрытие. Свободный остаток, делённый на обязательные расходы в неделю. Если денег хватает меньше чем на месяц, любая задержка крупного платежа превращается в разрыв.
• Доля крупнейшего клиента в выручке. Чем она выше, тем сильнее ваш календарь зависит от бухгалтерии одного клиента.

Отдельно о свободных деньгах. На счёте 15 млн ₸. Из них 6 млн ₸ — предоплаты клиентов за неотгруженный товар, 2,5 млн ₸ — налоги к уплате, 4 млн ₸ — зарплата через неделю. Свободно всего 2,5 млн ₸. Решения о закупках и выводе денег стоит принимать от этой цифры.

Крупные решения лучше проверять в модели до того, как вложены деньги. Например, перед наймом трёх менеджеров посчитать, сколько дополнительных продаж нужно, через сколько месяцев вложения окупятся и выдержит ли календарь рост постоянных расходов в первые месяцы.

Пять вопросов, которые собственник задаёт финансисту по понедельникам

1. Какой минимальный остаток ждёт нас в ближайшие 8 недель и на какую дату?
2. На сколько недель обязательных расходов хватает свободных денег?
3. Сколько дебиторки просрочено и у каких клиентов?
4. Какая доля выручки приходится на крупнейшего клиента?
5. Сколько из запланированных на прошлую неделю поступлений пришло на самом деле?

Пять цифр на одном листе. Если на какой-то вопрос финансист не может ответить за минуту, узнать о разрыве вы рискуете в день платежа.

Что делать, если кассовый разрыв уже случился

Шаг 1. Измерить. Глубина, длительность, причина. Разрыв на 3 дня и разрыв на 6 недель требуют разных решений.

Шаг 2. Расставить приоритеты платежей. Сначала зарплата, налоги и поставщики, без которых встанет работа. Маркетинг, ремонт, обучение, новые проекты подождут.

В Казахстане у просрочки по налогам и зарплате есть понятная цена. Пеня по налогам считается за каждый день просрочки и в пересчёте на год равна базовой ставке Нацбанка, умноженной на 1,25. За задержку зарплаты работодатель по Трудовому кодексу тоже обязан выплатить работникам пеню, а вдобавок рискует доверием команды. Просрочка поставщику стоит столько, сколько записано в договоре, и часто её можно согласовать заранее.

Шаг 3. Договориться о переносе. С поставщиками и арендодателем — об отсрочке или рассрочке. Договорённость закрепите допсоглашением: устное обещание легко забывается в день платежа.

Шаг 4. Ускорить поступления. Пройтись по дебиторке, предложить скидку за досрочную оплату, перейти на частичные оплаты по текущим заказам.

Шаг 5. Сократить некритичные расходы и продать неликвид. Продавать стоит залежавшийся товар. Оборудование, на котором вы зарабатываете, лучше не трогать.

Шаг 6. Заёмные деньги — последними. Когда понятны глубина и срок, проще выбрать подходящий инструмент.

Чего не делать: резко менять цены, распродавать в панике оборудование, задерживать зарплату без разговора с людьми. Последнее обходится дороже любой пени.

Из практики основателя ATOM: разрыв 90 млн ₸

В одной компании кассовый разрыв 90 млн ₸ закрыли за 6 месяцев. Рычагов было три: управленческий учёт, чтобы видеть реальные деньги, прибыль и обязательства; платёжный календарь, чтобы знать, где следующая дыра; пересмотр условий оплаты с клиентами и поставщиками.

Чем закрыть кассовый разрыв: сравнение инструментов

Скидку за досрочную оплату стоит пересчитать в годовые, прежде чем её предлагать. Скидка 2% за оплату на 30 дней раньше — это примерно 25% годовых: столько же или больше, чем пеня по налогам. Скидка 1% за те же 30 дней — уже около 12% годовых. Иногда это выгодно, иногда нет, и считать это стоит до переговоров.

Заём собственника — нормальный инструмент, если его оформить письменно: договор займа, сумма, срок возврата. Тогда деньги можно вернуть без вопросов от налоговой и без путаницы, где деньги компании, а где ваши. Налоговые последствия конкретной схемы лучше согласовать с бухгалтером.

Общее правило — инструмент по длительности. Короткий разрыв не закрывают длинным кредитом: проценты будут капать и тогда, когда разрыва уже нет. А если разрыв держится больше 3 месяцев, это уже не разрыв, а проблема модели: оборотного капитала, цен или расходов. Займы её не решат, только отложат.

Как предотвратить кассовые разрывы

• Платёжный календарь плюс управленческий учёт. Движение денег, прибыли и убытки, обязательства — отдельно от налогового учёта. Бухгалтер считает налоги, и это другая задача.
• Условия оплаты с клиентами. Предоплата или поэтапная оплата, лимит отсрочки на каждого клиента, пени за просрочку в договоре.
• Условия с поставщиками. Отсрочки, дробление платежей, отказ от лишних предоплат.
• Финансовая подушка. Постоянные расходы в месяц, умноженные на число месяцев, которые бизнес проживёт без выручки. Рекомендации расходятся от 1–3 до 3–6 месяцев. Для компании с сезонностью или крупными клиентами ориентир выше.
• Правило вывода денег собственником. По графику и в пределах лимита, после всех обязательств месяца.
• Закупки и склад. Меньше и чаще, с контролем оборачиваемости.
• Разнести крупные платежи. Зарплата, аренда и налоги в одну неделю — готовый разрыв на ровном месте. Иногда достаточно перенести дату аренды в договоре.

Частые ошибки собственника

• Ориентироваться на прибыль в отчёте вместо дат движения денег.
• Считать все деньги на счёте свободными, забывая о предоплатах клиентов, налогах и зарплате через неделю.
• Смотреть только месячные итоги.
• Закрывать короткий разрыв длинным кредитом.
• Давать всем клиентам одинаковую отсрочку без лимита на сумму.
• Расширяться — нанимать, открывать точку, закупать партию — без расчёта, как это скажется на календаре в ближайшие 2–3 месяца.

Когда нужна помощь со стороны

Признаки простые: разрыв повторяется, собственник узнаёт о нём в день платежа, прогноза денег на месяцы вперёд нет, а на вопрос «сколько мы реально заработали» бухгалтер и директор отвечают по-разному.

Если непонятно, в чём причина — в деньгах, продажах или устройстве компании, — начинают с диагностики бизнеса. Если причина в учёте и планировании, нужен рабочий инструмент: финансовая модель, управленческие отчёты, платёжный календарь и дашборд показателей. Так устроено финансовое планирование в ATOM.

Ольга Кузьменко, КазВетСнаб, компания на рынке 16 лет: «Артём вовремя заметил, что у нас образовывается кассовый разрыв, и мы решили эту проблему».